Aviso.
Este artículo es un extra en una serie de siete (más uno) que muestra una metodología para hacer tu presupuesto de servicios profesionales. El motivo de que esté dividido es doble. Por un lado, el artículo tiene una extensión considerable. Por otro, siendo verano cuando se publica, leer un artículo demasiado largo sobre cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales puede no ser la opción más apetecible o refrescante. Tienes, tanto en la cabecera de estos artículos como en el cierre, enlaces al resto de los capítulos de la serie de siete artículos Cómo hacer presupuestos de servicios profesionales.
Herramientas de ayuda. Hoja de cálculo a tu rescate.
La herramienta
Si después de esta serie de artículos pensabas que ya te había dejado ahí para que lo plasmases como pudieses, me alegra decir que estabas equivocado. Este artículo extra, y que no venía mencionado en el índice hasta ahora, incluye un enlace para descargar un libro de cálculo en formato Excel y las instrucciones para manejarla.
¿Qué tiene la herramienta?
El archivo Excel incluye dos hojas de cálculo:
- 001-SituaciónPersonal: Aquí podrás calcular tu verdadero precio hora, tal y como viste en la entrada en que lo expliqué. (Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 3 de 7. Fijando tus precios.)
- 002-CalculoProyecto: Con esta tabla podrás hacer una estimación de tiempos y de costes de suplidos de terceros de tus proyectos, siguiendo las indicaciones que viste en el correspondiente artículo. (Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 4 de 7. Presupuestando proyectos.)
- 003-CalculoProyecto-Extras1: Esta tabla es igual que la del punto anterior pero se emplea para calcular la parte del proyecto que contempla lo que al cliente podría interesarle según has deducido de vuestras conversaciones. Igual que en la hoja 002-CalculoProyecto, podrás hacer una estimación de tiempos y de costes de suplidos de terceros de esa parte de tus proyectos siguiendo las indicaciones que viste en el correspondiente artículo. (Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 4 de 7. Presupuestando proyectos.)
- 004-CalculoProyecto-Extras2: La última tabla del libro es también prácticamente igual que las dos anteriores. Con esta tabla podrás hacer una estimación de tiempos y de costes de suplidos de terceros de la tercera opción de tus proyectos. Efectivamente, siguiendo las indicaciones que viste en el correspondiente artículo. (Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 4 de 7. Presupuestando proyectos.)
Primera hoja de cálculo. Tu situación personal y tu precio hora.
En esta hoja (001-SituaciónPersonal) verás varias celdas en las filas 6 a 9 que muestran los resultados que dependerán de los datos que vayas introduciendo. Destacan la suma de tus gastos personales y tus gastos profesionales, tus horas de trabajo anuales, tu punto de equilibrio y el resultado de tu precio hora.
Estas primeras celdas estarán continuamente visibles al estar inmovilizadas. Así podrás ver cómo afectan variaciones en un valor al resultado final. Rellena esta hoja en primer lugar ya que afecta después al resto de los resultados.
Los gastos personales en tu presupuesto
Si te desplazas hacia abajo veras la parte de gastos personales. Esta parte se divide en tres zonas.
- Necesidades básicas: Incluye los gastos más básicos. Alquiler o hipoteca personal, comida, electricidad…
- Otros gastos básicos: Vehículo y transporte personal, hijos, ahorros, salud, pensión…
- Gastos especiales: Ocio, vacaciones, regalos…
Cada zona tiene varias columnas que hacen referencia a la periodicidad. Para facilitar tus cuentas, si tienes facturas bimensuales, con que coloques el valor en la columna “Bimensual”, el valor ajustado aparecerá en la columna “Ajuste Mensual”.
Ten en cuenta que si colocas varios valores en la misma fila, los sumará después de ajustarlos. Si colocas 50€ en la columna “mensual” y 60€ en la columna “Bimensual”, el resultado será 80€ en la columna “Ajuste Mensual”.
Para colocar un valor, busca la fila que hace referencia a ese concepto. Por ejemplo, si pagas mensualmente un alquiler de 400€, en la celda F19 podrás colocar el valor correspondiente.
Además, en cada zona tienes unas cuantas celdas para incluir gastos no especificados. También puedes modificar los que aparecen indicados para ajustarlo a tus necesidades. La economía de cada uno es diferente.
Conforme coloques los datos irás viendo como la suma va aumentando. No te asustes. La realidad es la que es. De esto ya estuvimos hablando. Y sí, tus clientes si te pagarán eso si entienden que el valor que les das es adecuado.
Los gastos profesionales en tu presupuesto
Una vez hayas rellenado tus gastos personales con tus valores, encontrarás debajo una tabla muy parecida para los gastos profesionales. Procede de la misma manera.
Debajo, para cerrar esta hoja de cálculo, llegamos al Tiempo de trabajo. Aquí calcularemos las horas de trabajo anual disponible y el porcentaje de horas de facturación.
Casi todos los cálculos están automatizados. Puedes distinguir si es un año bisiesto o no, pero lo normal es no tenerlo en cuenta y calcular sobre un año normal de 365 días. En la celda que indica los días de vacaciones, inclúyelo sin tener en cuenta los fines de semana o festivos que pueda haber en medio. Si vas a tomar un mes de vacaciones, introduce 30 o 31 días.
Después, indica la cantidad de festivos que tienes que tener en cuenta. Ya sean locales, regionales o nacionales. A continuación introduce los días no laborales por imprevistos. Por ejemplo, enfermedad.
En el grupo de celdas de la derecha, indica cuantas horas prevés trabajar cada día. Lo normal suele ser 8 horas diarias, pero cada uno decide en función de su situación. Deja tiempo en el día para cosas como dormir, comer, pasear, levantarte de tu lugar de trabajo…
Por último, ten en cuenta que, como ya dijimos, no todas las horas que trabajas son facturables. Lo normal va del 40% al 60%. Indica el porcentaje que estimas y tendrás tu situación personal calculada.
En las celdas de la parte superior podrás ver tu precio hora calculado. ¿Impresionado? Espero que no. Ahora ya puedes calcular precios para tus proyectos.
Foto: Carlos Luzón, Tela de araña en escalera. Fuerte del Rapitán, Jaca, Huesca. 2011.
Segunda hoja de cálculo y siguientes. Calculando el tiempo de los proyectos.
En esta hoja podrás desglosar el proyecto en tareas de modo que puedas calcular todo el tiempo que vayas a necesitar para desarrollarlo. No racanees en los detalles. Y no olvides tener en cuenta las llamadas, revisiones, desplazamientos, reuniones…
Para ello están preparadas esta segunda hoja y las dos siguientes.
El paquete base
En la zona superior verás las celdas de resumen de los resultados de la hoja. Destaca el tiempo de proyecto y el coste de suplidos. Estos dos valores se calculan en función de los datos que introduzcas más abajo. El porcentaje extra es lo que calculas que puede haber en imprevistos. Tanto en suplidos como en tiempo. Un 20% o un 30% son valores más o menos normales en el campo del diseño. En otros campos puede haber diferentes valores más adecuados.
Además, verás una celda en la que puedes indicar, con un valor entero de 0 a 10, cuánto te interesa el proyecto. Cuanto más interesante es el proyecto para ti, más ajustarás el precio para conseguirlo. Cuanto menos interesante sea el proyecto para ti, más elevarás el precio. Un 5 dará como resultado el precio en función de tu coste horario sin modificar.
Un poco más abajo encuentras el lugar donde indicar las tareas fundamentales en que divides el proyecto. He incluido veinte, pero para un proyecto más grande puedes ampliar la hoja de cálculo adaptándola a tus necesidades. En esta zona basta con que incluyas el nombre de la tarea. El tiempo y el coste de los suplidos vienen calculados de la suma de subtareas que se rellena más abajo.
Más abajo encontrarás la zona de subtareas. Cada tarea tiene un espacio para diez subdivisiones. El título de cada tarea se habrá actualizado cuando lo hayas introducido más arriba. En esta zona puedes incluir ya el coste de suplidos y tiempo, y se verá reflejado más arriba.
Del mismo modo, si necesitas hacer divisiones mayores, puedes modificar la hoja Excel o emplear un software para hacer diagramas de Gantt y planificar el proyecto de modo más profundo.
Calculando más paquetes de precios en tu presupuesto
Con esta hoja 2 (002-CalculoProyecto) podrás calcular el precio base del proyecto incluyendo lo que el cliente ha pedido expresamente.
Las hojas 3 (003-CalculoProyecto-Extras1) y 4 (004-CalculoProyecto-Extras2) están pensadas para calcular los extras que van a definir los paquetes de precios medio y superior. Funcionan exactamente igual que la hoja 2 (002-CalculoProyecto).
Concluyendo la serie
Ahora sí. Estamos ya terminando la serie de entradas en la que has podido aprender un método para hacer presupuestos de proyectos de servicios. En mi caso lo aplico en proyectos relacionado con el diseño, pero es fácil llevarlo a otros campos profesionales.
Si tienes alguna duda con el uso de la hoja de cálculo o cualquier otra parte de la serie, no dudes en hacerlo saber. Lo ideal es que lo hagas en los comentarios si es una duda que no incluye formación personal. De este modo el siguiente podrá ver también la respuesta.
Sólo me queda decirte que tengas mucha suerte y que puedas aplicar con éxito este método en muchas ocasiones.
Bibliografía
- William Pundstone
- Priceless: The Myth of Fair Value (and How to Take Advantage of It) (2011), Hill and Wang, New York.
- Dan Ariely
- Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions (2010), Harper Collins Publ. USA.
- TheNuSchool.com
- The Designer pricing class
- Value for money
- Pay me or else
- Otros artículos relacionados en Dondiseño.es
Tienes, tanto en la cabecera de estos artículos como en el cierre, enlaces al resto de los capítulos de la serie de siete artículos Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales.
- 1 de 7. Tu presupuesto es parte de tu servicio.
- 2 de 7. Entiende tu mercado.
- 3 de 7. Fijando tus precios.
- 4 de 7. Presupuestando proyectos.
- 5 de 7. La negociación.
- 6 de 7. Redacta propuestas atractivas.
- 7 de 7. Los errores más comunes.
- Extra. Herramientas de ayuda.
El resumen acerca de errores más comunes y los beneficios de cambiar la metodología fuerón también publicados en elEconomista con relación a la formación a impartir en Cámara de Comercio e Industria de Zaragoza por mi. En el momento de publicarse el artículo, la formación está pendiente de nuevas fechas.
Foto cabecera: Calavera en la Ruta de las caras de Buendía, pantano de Buendía, Cuenca, 2015. Carlos Luzón.
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