3 ejemplos de la escalera del Diseño. El Diseño en los procesos de la empresa. Tercera Parte.

Continúo donde se quedó la Segunda entrega. Veremos en esta entrada los ejemplos aplicando el nivel 2 de la escalera del Diseño. Teniendo en cuenta el Diseño en los procesos de la empresa.

Si quieres ojear las otras entregas: Primera Parte, Segunda Parte, Cuarta Parte.

Foto: Carlos Luzón. Reflexion sobre el proceso creativo, Cartel en la Exposicion «Ferrán Adrià, Auditando el proceso creativo», realizada de octubre 2014 a marzo 2015. Espacio fundación Telefónica, Calle de Fuencarral 3, 28004, Madrid – Diseño en los procesos de la empresa.

Nivel 2: Introducir el Diseño en los procesos de la empresa.

Esta fase es importante para conocer los procesos propios de la empresa. Cada negocio tiene un tipo de procesos específicos que dependen de lo que hace la empresa. Y en cada sitio hay una forma de hacer las cosas que hace cada caso más particular.

Frases del tipo “Siempre se ha hecho así” no tienen cabida. La empresa está en un proceso de cambio y crecimiento continuos, y cualquier freno por oposición al cambio es un problema que debe ser solucionado. Crecer es imposible si los procesos propios de la empresa no funcionan correctamente. Afectan a la coherencia del negocio en sí.

Estarás pensando que todo esto no tiene nada que ver con el Diseño. En realidad si. Y mucho. Estamos preparando el camino para que el Diseño en la empresa sea un valor real. El propio Ferrán Adrià indica que «Si se mejora la eficacia y la eficiencia, podrá asegurarse una longevidad creativa«.

Foto: Carlos Luzón. Técnicas de registro, documentar para crear. Cartel en la Exposicion «Ferrán Adrià, Auditando el proceso creativo», realizada de octubre 2014 a marzo 2015. Espacio fundación Telefónica, Calle de Fuencarral 3, 28004, Madrid – Diseño en los procesos de la empresa.

Esta fase aparece muy mezclada con la estrategia y la organización empresarial. En gran parte es así. Se debe a que la creatividad no viene de la inspiración que dan las musas. Viene de un trabajo que se apoya en una metodología. Esta metodología incluye asentar procesos de trabajo.

Asociar Diseño sólo a un Diseño de logotipo o al Diseño de páginas web es algo pobre, además de equivocado. Dentro de ese Diseño, en el que tal vez sólo percibas un resultado estético al final, hay una metodología de trabajo profunda que incluye aspectos que se relacionan con la organización, la estrategia, la ingeniería, la investigación, la economía, la gestión empresarial…

Trabajar la imagen fue un buen primer paso. Pero si no se continúa avanzando, es fácil que la empresa sea percibida como un cascarón vacío. El modo de actuar debe alinearse con la imagen proyectada. Es necesario incluir el Diseño en los procesos de la empresa.

El estudio inicial para conocer la situación y definición de la identidad y la imagen de la empresa influyen en todo el recorrido. En este peldaño se asienta el funcionamiento del negocio con el uso de procesos que mejorarán poco a poco. Es después cuando el crecimiento basado en Diseño e innovación es posible. De otro modo, corremos el riesgo de inventar la rueda miles de años después de que la hayan inventado.

Video: Fundación Telefónica y Ferrán Adrià. Qué es la creatividad por Ferrán Adriá. Uso: ilustrar el Diseño en los procesos de la empresa.

Restaurante Don Diseño. Introduciendo el Diseño en los procesos de la empresa.

El Restaurante Don Diseño continúa con su ascenso en la escalera del Diseño desarrollando y afianzando sus procesos. Para empezar se listan y desglosan los procesos que se desarrollan normalmente.

Por ejemplo, de modo general en un restaurante, cómo se distribuyen los empleados el trabajo. Quién está en la cocina, quién en la barra, quién en la zona de mesas. Quién apoya a quién en caso de necesidad. Cómo se gestionan las comandas y los pedidos a cocina o a barra. Quién saca los tickets y quién cobra. Quién y cuándo carga las cámaras, limpia la cocina, compra de materiales, avisar para el mantenimiento. Qué se hace cuando surge un imprevisto. Cómo se afronta, cuál es la cadena de mando prevista. Los turnos de trabajo. Pensar y elaborar el menú, raciones y tapas. El trato al público también es fundamental. Qué se le va a ofrecer. Cómo se le va a ofrecer. Quién recibe al cliente. Quién toma nota de nuevas reservas. Dónde está cada cosa.

La lista es mucho más larga, por supuesto. Y no sólo se trata de organizar esto. También se ven afectados disposiciones de herramientas y utillajes. Tal vez un microondas deba ser desplazado. O tal vez el nuevo que sustituye al viejo microondas roto no cabe en el lugar que había. Todas estas operaciones son procesos o afectan a los mismos.

Como todo negocio, su organización es fundamental. Y hay procesos en los que el diseño puede actuar más y en otros menos o nada. Para el desarrollo de menús es factible el empleo del Diseño. Para la organización de los puestos, el diseño puede influir indirectamente aportando creatividad para desarrollar un sistema que aporte mayor eficiencia.

Lo importante en este nivel es implantar y mejorar procesos que hagan el negocio más eficiente teniendo el Diseño y su metodología presente en ellos.

Foto: Carlos Luzón. Las técnicas creativas. Cartel en la Exposicion «Ferrán Adrià, Auditando el proceso creativo», realizada de octubre 2014 a marzo 2015. Espacio fundación Telefónica, Calle de Fuencarral 3, 28004, Madrid – Diseño en los procesos de la empresa.

Fontanero Don Diseño. Introduciendo el Diseño en los procesos de la empresa.

Nuestro Fontanero Don Diseño ha crecido como consecuencia del cambio de imagen. Ahora tiene varios empleados que hacen avisos y la cartera de clientes ha ido aumentando. Del mismo modo que el Restaurante Don Diseño, debe elaborar sus procesos para poder crecer y evitar que el día a día mal gestionado acabe con el negocio.

En el caso de una empresa de fontanería podría estar la gestión de los avisos y encargos de los clientes. La organización y distribución del trabajo a los técnicos por zonas de la ciudad y cantidad de avisos. La persona que atiende el teléfono. Planes de mantenimiento preventivo y correctivo. Gestión del almacén para la herramienta y los repuestos.

Con un análisis apoyado en la estadística y la experiencia se puede hacer una previsión de piezas comunes que se pueden llegar a emplear durante cada día. Esto no tiene porqué ser imposible cuando se trabaja con muchas instalaciones diferentes. La forma correcta de enfocarlo pasa por diferenciar materiales empleados en tareas programadas y materiales empleados en imprevistos.

La creación de áreas de ingeniería que evolucionan a departamentos de I+D es normal y es, además, clave. Por cierto, un departamento de ingeniería no es un departamento de I+D. No es el único tipo de áreas que se crearán en la empresa poco a poco.

Si la empresa no ha crecido aún la división del trabajo no es entre personas, es en el tiempo de una sola persona. Se afronta organizando el tiempo de trabajo. Una parte pequeña para organizar la jornada. Una previsión para imprevistos. Tener en cuenta horarios y zonas de aparcamiento y disponibilidades de los clientes para acceder a su domicilio al hacer la reparación. Si se puede afrontar, un servicio externo de atención de llamadas puede ser interesante para sacar el trabajo con más eficiencia y sin “distracciones”.

Pasar al nivel más alto en solitario es, dependiendo del tipo de negocio, prácticamente imposible. Y una persona es difícil que alcance a hacerlo todo.

El paso más complicado en esa situación es de trabajar sólo a tener una persona contratada que absorba tanto trabajo como uno mismo. Gestionar el trabajo del empleado y el propio. Todos estos procesos están vivos en el día a día y, aunque no es fácil, conviene estructurarlos de forma que sean lo más eficientes posible. Es interesante invertir en la ayuda de especialistas en organización si se quiere dar el salto con garantías.

En esencia no es tan diferente a lo que se ha hecho en el Restaurante Don Diseño. La diferencia aparece en el momento en que se profundiza en el detalle de cada empresa. Cada una tiene sus propios procesos y la estructura de funcionamiento depende en gran medida de la visión del empresario.

Foto: Carlos Luzón. Eficiencia creativa. Cartel en la Exposicion «Ferrán Adrià, Auditando el proceso creativo», realizada de octubre 2014 a marzo 2015. Espacio fundación Telefónica, Calle de Fuencarral 3, 28004, Madrid – Diseño en los procesos de la empresa.

Taller Don Diseño. Introduciendo el Diseño en los procesos de la empresa.

El tercer peldaño de la escalera del Diseño para el Taller Don Diseño es parecido a los dos ejemplos anteriores. Analizar y plantear la distribución del personal en cada área. Recepción de los vehículos, reparaciones, atención al público, contacto con proveedores, búsqueda de soluciones para reparaciones complejas. Gestión de almacén para repuestos y herramientas. Análisis de métodos y tiempos.

Todos los procesos se ajustan a las operaciones, la distribución del espacio, los pasillos para desplazar vehículos, las operaciones que se subcontratan, los conocimientos y capacidades del personal… Esta fase es, como ya se ha dicho, la que menos creatividad aparenta tener. Y por otro lado, es crucial para poder ascender al último peldaño de la escalera del Diseño.

Hay elementos que deben añadirse para poder dar el salto. No sólo se deben hacer las cosas. Se deben controlar para detectar puntos de mejora. Ver los tiempos empleados. Incidencias que se repiten con los clientes o determinadas operaciones. Plazos para la recepción de materiales.

Del mismo modo que en el caso de la Fontanería Don Diseño, la evolución pasa por la creación de un departamento de ingeniería que de pie a un departamento de I+D que canalice la innovación.

Foto: Carlos Luzón. ¿Cómo condicionan las características de la disciplina en el proceso creativo de elBulli? Cartel en la Exposicion «Ferrán Adrià, Auditando el proceso creativo», realizada de octubre 2014 a marzo 2015. Espacio fundación Telefónica, Calle de Fuencarral 3, 28004, Madrid – Diseño en los procesos de la empresa.

Continuará con el Diseño como estrategia para la innovación.

La próxima entrada cerrará esta tetralogía de los ejemplos. Después de introducir el Diseño en los procesos de la empresa avanzaré con el nivel 3: el Diseño como estrategia para la innovación.

Comenta abajo si conoces algún negocio que creas que ha evolucionado introduciendo el Diseño en los procesos de la empresa como lo ha hecho alguna de las mostradas en los ejemplos. Tu opinión es siempre bienvenida.

Primera Parte, Segunda Parte, Cuarta Parte.

Foto: Carlos Luzón. Reflexion sobre el proceso creativo, Cartel en la Exposicion «Ferrán Adrià, Auditando el proceso creativo», realizada de octubre 2014 a marzo 2015. Espacio fundación Telefónica, Calle de Fuencarral 3, 28004, Madrid – Diseño en los procesos de la empresa.

Foto cabecera: Carlos Luzón. Alto horno visitable en el puerto de Sagunto – Castellon. Diseño en los procesos de la empresa.