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El punto de equilibrio y la pequeña empresa. Ejemplo de cálculo en una empresa unipersonal. 2 de 4.

El punto de equilibrio y la pequeña empresa. 2 de 4. Ejemplo de cálculo en una empresa unipersonal.

Después de ver la teoría del cálculo del punto de equilibrio es hora de pasar a la acción y ver algunos ejemplos. Veremos lo importante que es conocer tus ingresos, tus gastos, la cantidad de horas que trabajas y, el detalle más importante, cuántas de estas horas puedes facturar. Empecemos con el cálculo del punto de equilibrio.

Ejemplos de cálculo del punto de equilibrio.

Vamos a ver algunos ejemplos de cálculo del punto de equilibrio en diferentes casos para que puedas guiarte mejor a la hora de presupuestar trabajos y servicios. No olvides que hay métodos de cálculo del punto de equilibrio mucho más precisos que este, pero para empezar este que vemos en esta serie de artículos puede abrirte mucho los ojos.

Los ejemplos que vamos a poner se refieren a estas tipologías empresariales:

  • Unipersonal. El autónomo de toda la vida.
  • Dos personas. Puede ser el autónomo y un empleado o dos socios.
  • Tres personas. Pueden ser tres socios, un autónomo y dos empleados o dos socios y un empleado.

Cálculo del punto de equilibrio para una empresa unipersonal.

Supongamos para este ejemplo un autónomo que ejerce su profesión en solitario. No tiene empleados. Todos los gastos que tiene la empresa son facturados y los ingresos también. Todos los meses y trimestres paga sus cuotas, sus gastos de gestoría, etc. Además, tiene sus impuestos trimestrales, gastos de equipamiento…

Pensemos que tenemos un diseñador gráfico y ahora calculamos su punto de equilibrio.

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Foto: Conocer si estás en tu punto de equilibrio es fundamental cuando eres un autónomo. Burbuja en un inclinómetro. Foto en Pixabay.com

Cálculo de las horas trabajadas anuales.

En primer lugar, calculamos las horas laborables en el año por nuestro diseñador gráfico.

  • Un año tiene 365 días. Unas 52 semanas.
    • 52 semanas x 7 días / semana = 364 días.
  • Si tomamos 52 semanas y descontamos cuatro por vacaciones, quedan 48 semanas laborables.
    • 52 semanas – 4 semanas (1 mes de vacaciones) = 48 semanas
  • Además, existen fiestas locales, regionales, nacionales, etc. Suelen ser de 15 a 20, dependiendo de sectores, lugares… Contaremos 20 días laborables festivos que suponen otras cuatro semanas a restar.
    Como aclaración, cada semana tiene cinco días laborables. Con cuatro semanas tienes los 20 días laborables.

    • 1 semana = 5 días laborables + 2 días festivos (fin de semana)
      20 días festivos / 5 días laborables/semana = 4 semanas
  • De este modo nos quedan 44 semanas laborables.
    • 48 semanas – 4 semanas (días festivos) = 44 semanas
  • Estas 44 semanas laborables suponen, a razón de 5 días laborables por semana, 220 días laborables al año.
    • 44 semanas * 5 días laborables / semana = 220 días laborables / año
  • Si cada día se trabajan 8 horas, el total es de 1760 horas laborables anuales.
    • 220 días laborables * 8 horas laborables / día laborable = 1760 horas laborables /año

Horas laborables al año: 1.760 horas.

Ten en cuenta como nota al margen que esta cifra es ridículamente baja con lo que muchos autónomos y FreeLance trabajan al cabo del año.

Te recomiendo que apuntes continuamente todas las horas que dedicas a trabajar.

Te servirá para tener controlado tu tiempo y saber cuánto te cuesta hacer un trabajo determinado o recalcular con mayor precisión tu punto de equilibrio.

Cálculo de las horas facturables anuales.

Este es más complicado de entender en ocasiones. Atacaré la ecuación por el otro lado. Las horas no facturables.

¿Qué horas no son facturables habitualmente? ¿Cuántas horas dedicas a hacer prospección comercial para encontrar a un cliente? Unas cuantas normalmente. ¿Y cuántas horas dedicas a reuniones iniciales con ese cliente? Según el tipo de negocio que tengas, no serán pocas.

Imagina una factura que te emiten y tiene apartados como:

  • Búsqueda comercial del cliente.
    • Ahí imputan las horas que han dedicado a colocar anuncios para encontrarte, a llamarte para venderte algo, etc. Además del coste de los anuncios, las llamadas…
  • Gestión de empresa.
    • En este apartado se refieren a la parte proporcional del tiempo que han dedicado a preparar las facturas de la empresa que te da el servicio para llevarlas a la gestoría, a preparar sus nóminas, ir al registro del ayuntamiento…

Sería un poco surrealista. ¿Verdad?

Y, sin embargo, el tiempo que dedican a hacer esas cosas es tiempo que dedican a trabajar. Si es un autónomo es tiempo que no dedica a prestar servicio, pero tiene que hacer otras tareas necesarias para el funcionamiento de su negocio. Si es una empresa de varios empleados, imagina que uno ofrece el servicio durante el 100% de su tiempo, otro se dedica exclusivamente a tareas comerciales y otro a tareas administrativas.

En la factura no colocarán partidas que hagan relación a las funciones de estas dos personas. Y sin embargo, el cliente debe pagarlo de alguna manera. Las horas que hacen estas dos personas son “no facturables”.

Contabiliza tu tiempo.

En el caso de un autónomo, lo ideal es que contabilices muy bien a qué dedicas todo tu tiempo. De este modo será fácil controlar lo que es facturable y lo que no.

  • Si hasta este momento no has apuntado a qué dedicas tu tiempo, podemos comenzar con una estimación. Comprueba los trabajos que has hecho en el último año y estima en la medida de lo posible las horas de trabajo facturable que has dedicado a cada uno de ellos y súmalas. Con eso tendrás tus horas facturables del año.
    • Supongamos que obtienes 880 horas facturables anuales.
  • En el caso de que no hayas empezado aún, puedes hacer una estimación por trabajos parecidos que hayas hecho. O bien, puedes calcular un porcentaje de horas facturables entre el 30% y el 60% de las horas laborables.
    • Como resultado en este caso, si tomamos un 50%, tendríamos 880 horas facturables. ¿Será una casualidad que coincidan estos dos cálculos? 😉
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Foto: Conoce tu punto de equilibrio antes de salir de tu zona de confort. Por mu bien que pinte al otro lado. Foto en Pixabay.com

Cálculo de los ingresos anuales.

Este es “fácil” de explicar. Suma todos los ingresos que has tenido a lo largo del año. Lo normal es que sumes todas tus facturas emitidas y obtendrás tus ingresos anuales. No olvides que además de tus ingresos profesionales, dependiendo de cada caso particular, puedes tener otros ingresos como derechos de autor, alquileres si tienes propiedades…

Te recomiendo que diferencies dos cifras.

Por un lado, suma los ingresos sin tener en cuenta el IVA. Esto es lo que realmente te queda como ingresos si eres un empresario que cumple con sus obligaciones.

Por otro lado, ten en cuenta el IVA repercutido (el que figura en tus facturas emitidas) ya que el IVA soportado (el que figura en las facturas recibidas) no tiene por qué ser igual. Se igualan con el pago del impuesto trimestral de IVA. En nuestro caso supondremos que la cuenta sale equilibrada y no hay que devolver ni pagar IVA.

Nuestro diseñador gráfico ha sumado todas sus facturas y tiene 35.000€ más su IVA correspondiente. En este momento el IVA está en el 21%. De este porcentaje se calcula que tiene unos ingresos en concepto de IVA repercutido de 7.350€ anuales.

  • Ingresos anuales: 35.000€
  • IVA repercutido anual: 7.350€
  • Facturación total: 42.350€

Esta cifra nos vendrá bien para saber si está por encima o por debajo de su punto de equilibrio. Ten en cuenta que con esos 35.000€ tiene que hacer frente a todos sus gastos anuales. Profesionales y personales.

Cálculo de los gastos anuales.

Este puede parecer más complicado si no has empezado tu actividad aún.

Vamos a calcular los gastos personales primero. Estos gastos personales se convertirán en la nómina neta en los gastos profesionales. Después calcularemos los gastos propios del negocio y a continuación los gastos de gestión, impuestos y otros. Si tienes dudas, contabilízalo como gasto. Si al final no lo era, no te habrás pillado los dedos.

Los gastos más grandes como compras de vehículos, propiedades inmobiliarias, equipos informáticos, prorratéalos entre los meses que el bien va a durar. Por ejemplo, un ordenador que sustituyes cada tres años, divide su coste entre los 36 meses que va a durar y emplea su coste mensual de compra.

  • En los gastos personales incluiremos elementos más o menos comunes. Seguro que en tu caso hay variaciones en los elementos y en sus valores.
    • Gastos particulares: alimentación, ropa, alquiler personal, teléfono particular, desplazamientos, seguros personales, ocio y algunos (muchísimos) que nos estamos dejando de nombrar: 1.000€/mensuales
  • Del mismo modo que en los personales, en los gastos del negocio enumeraré los elementos más comunes.
    • Gastos del negocio: alquiler de oficina, internet, renovación de equipos informáticos, transporte y otros: 1.200€/mensuales
  • Para los gastos de gestión e impuestos, más de lo mismo:
    • Impuestos, tasas y gastos de gestión. “Autónomos”, gestoría, abogados y otros. En este apartado, por simplificar, ya estoy incluyendo lo que serían los impuestos de la nómina del autónomo, por ejemplo. Un cálculo más exacto te llevará más cerca de tu punto de equilibrio real. En este ejemplo supondremos unos gastos de gestión e impuestos de 800€/mensuales

Si sumas los tres apartados, tendremos el total de los gastos mensuales que tiene tu negocio unipersonal.

  • Gastos personales: 1.000€/mes
  • Los gastos propios del negocio: 1.200€/mes
  • Gastos de gestión e impuestos: 800€/mes
  • Total de gastos mensuales: 3.000€/mes

Ahora, multiplica estos gastos por 12.

  • Total gastos anuales = Total gastos mensuales x 12 meses
    • 36.000€ = 3.000€/mes x 12 meses
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Foto: Mantente por encima de tu punto de equilibrio para poder seguir respirando. Surf sobre las olas. Foto en Pixabay.com

Ahora sí. Cálculo de tu punto de equilibrio.

Por fin vamos a conocer tu punto de equilibrio. De un primer vistazo vemos que, aunque muy justo, nuestro diseñador gráfico está por debajo de su punto de equilibrio. Tiene menos ingresos que gastos: 36.000€ de gastos frente a 35.000€ de ingresos. Probablemente lo habrá subsanado teniendo menos nómina en algún momento. Y eso que ya contamos con un mileurista justito.

Si queremos conocer el punto de equilibrio horario para este diseñador gráfico, sólo tenemos que dividir el total de gastos entre las horas facturables.

  • Gasto total / Horas facturables = Punto de equilibrio horario
    • 36.000 €/año / 880 h/año = 40,90€/h = Punto de equilibrio horario

¿Qué significa este valor? Lo que significa es que esto es lo que tiene que cobrar por cada hora facturable de su trabajo este diseñador gráfico para estar en su punto de equilibrio. Ni más, ni menos.

¿No lo escuchas? Es el ruido de ropas rasgadas y personas pensando que eso es una locura. ¿Quién me va a pagar esto a mí?

La respuesta es sencilla. Los clientes que te interesan.

Si. El que no entienda cuál es tu precio, no es tu cliente. Aunque eso, es otro tema del que hablaremos en el futuro.

En el caso concreto de los diseñadores, ni se os ocurra seguir cobrando a 10€ por hora. Aunque te digan que no van a darte el encargo. A los amigos del sector, enseñadle esta serie de artículos.

IMPORTANTE. Ajuste de tu punto de equilibrio.

Si crees que ese precio que hemos calculado es lo que realmente tienes que pedir por tu trabajo y el valor que aportas a tu cliente, estás muy equivocado, aunque es posible que menos que antes de hacer tus números.

¿Quieres coger vacaciones y disfrutar unos días lejos de tu hogar, ahorrar algo de dinero para los malos tiempos o para ese capricho especial? Entonces la cifra que hemos calculado se queda algo corta.

¿Qué hacer? Añade a los ingresos anuales lo que quieres ahorrar al año, cuanto te pueden costar unas vacaciones a tu gusto, una pequeña cantidad para imprevistos como averías en tu vehículo o en tus herramientas de trabajo…

Todo ello sin pasarte de codicioso, que te veo venir.

Es importante no ser codicioso porque de otro modo la cifra que obtengas estará totalmente fuera de lo que dicta el sentido común, o tendrás que conseguir ofrecer un valor mucho más alto que lo justifique.

Como nota al margen: sobre el valor, el precio, lo que recibe el cliente, etc. Hablamos otro día.

Necesito otro ejemplo.

Con el primer ejemplo hemos llegado hasta aquí. Ya va siendo algo menos oscuro el cálculo de tu punto de equilibrio que explicaba en la entrada anterior: “El punto de equilibrio y la pequeña empresa. 1 de 4. Conceptos básicos.”

Aun así, en la próxima entrada tendremos el segundo ejemplo. El cálculo en una empresa con dos personas. La próxima entrada la encontrarás aquí.

Resumen de entradas que componen la explicación completa:

  1. El punto de equilibrio y la pequeña empresa. 1 de 4. Conceptos básicos.
  2. El punto de equilibrio y la pequeña empresa. 2 de 4. Ejemplo de cálculo en una empresa unipersonal.
  3. El punto de equilibrio y la pequeña empresa. 3 de 4. Ejemplo de cálculo en una empresa con dos personas.
  4. El punto de equilibrio y la pequeña empresa. 4 de 4. Ejemplo de cálculo en una empresa con tres personas.

Resumen de entradas relacionadas para hacer presupuestos:

  1. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 1 de 7. Tu presupuesto es parte de tu servicio.
  2. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 2 de 7. Entiende tu mercado.
  3. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 3 de 7. Fijando tus precios.
  4. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 4 de 7. Presupuestando proyectos.
  5. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 5 de 7. La negociación.
  6. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 6 de 7. Redacta propuestas atractivas.
  7. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. 7 de 7. Los errores más comunes.
  8. Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales. Extra. Herramientas de ayuda.

Si necesitas ayuda con el desarrollo de tus presupuestos o el cálculo de tu punto de equilibrio, contáctame y lo solucionaremos juntos.

Foto cabecera: Bailarina de ballet en solitario rodeada de otras bailarinas. De Pixabay.com Licencia CC0

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Soy Carlos Luzón Gracia. Diseñador apasionado del Diseño afincado en Zaragoza (España). Si quieres saber algo más de mí, puedes contactarme en dondiseno@dondiseno.es Mi Porfolio personal lo encontrarás en Calugra.com. Mi Perfil en LinkEdIn.

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